In dit dossier is vastgelegd hoe de Stichting Mananochoja omgaat met de aan haar toevertrouwde persoonsgegevens.
Ook is het privacyverklaring van de stichting in dit dossier opgenomen, en staat beschreven hoe het privacyverklaring onder de aandacht wordt gebracht van allen die met de stichting van doen hebben.
Register verwerkingen
De stichting hanteert de volgende systemen voor de vastlegging van persoonsgegevens:
A. Spreadsheet persoonsgegevens.
In dit spreadsheet zijn de volgende gegevens vastgelegd:
– aanmelddatum
– herkomst (bijvoorbeeld via welke cursus, avond, persoonlijk contact of nieuwsbrief)
– Naam
– Adres, postcode, woonplaats (indien noodzakelijk i.v.m. aanmelding cursussen)
– Telefoonnummer (indien noodzakelijk)
– E-mailadres (noodzakelijk voor versturen van nieuwsbrieven, persoonlijk contact en extra informatie over cursussen e.d.)
De spreadsheet wordt lokaal beheerd op een PC bij Stichting Mananochoja. Hiervan wordt dagelijks een back-up gemaakt op een server van Welcom B.V. te Wateringen.
B. Kaartenbak.
In een kaartenbak worden de volgende gegevens vastgelegd:
– Naam
– Adres, postcode, woonplaats
– Telefoonnummer
– E-mailadres
– Facturatie (alleen bij debiteuren)
C. Ordners.
In ordners worden de volgende gegevens vastgelegd:
– Gegevens over persoonlijke consulten
Deze gegevens worden bewaard in een afgesloten kast en nog 7 jaar bewaard na beëindiging van de consulten.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Stichting Mananochoja legt gegevens vast zoals naam, adres, woonplaats, e-mailadres en overige gegevens die noodzakelijk zijn voor aanmelding van diverse cursussen en trainingen. Wij verstrekken uw gegevens uitsluitend aan partijen die rechtstreeks met deze cursussen en of trainingen te maken hebben. De aan ons toevertrouwde informatie wordt door ons en door de andere partijen vertrouwelijk behandeld. Uw e-mailadres wordt uitsluitend gebruikt om informatie te sturen die onze stichting betreft zoals nieuwsbrieven en persoonlijke correspondentie.
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Stichting Mananochoja en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou bewaren in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.
Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar stichting@mananchoja.nl
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, kan ik je een kopie van je identiteitsbewijs vragen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. Ik reageer zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek .
Stichting Mananochoja wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
Cookies, of vergelijkbare technieken
Mananochoja.nl gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone. Mananochoja.nl gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren.
Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.
Zie voor een toelichting: https://veiliginternetten.nl/themes/situatie/wat-zijn-cookies/
De trackingcookies zijn alleen bij het gebruik van share-knoppen naar Facebook ed., niet voor advertentiedoeleinden.
Beleid rondom continuïteit
Back-ups
De spreadsheets worden lokaal beheerd op de PC van Stichting Mananochoja. Iedere dag worden deze gegevens middels een back-up veiliggesteld. Deze back-up staat op een server van Welcom Advies B.V. te Wateringen.
Toezichthouder
De Stichting Mananochoja heeft als toezichthouder aangewezen mevrouw C.J.M. Duindam, mede omdat zij dagelijks met de gegevens werkt.
Leveranciers waarmee een verwerkersovereenkomst is afgesloten
– Ernst & Young accountants (opstellen jaarrekening)
– La Posta (software voor versturen nieuwsbrieven)
– Exact B.V. (software voor boekhouding)
Datalekken
Sinds 1 januari 2016 geldt de meldplicht datalekken. Deze meldplicht houdt in dat organisaties, binnen 72 uur na het datalek, een melding moeten doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens zodra zij een ernstig datalek hebben. Stichting Mananochoja zal aan deze meldplicht voldoen als dit leidt tot ernstige nadelige gevolgen voor de bescherming van persoonsgegevens.