AVG Privacy Protocol   

In dit dossier is vastgelegd hoe de Stichting Mananochoja omgaat met de aan haar toevertrouwde persoonsgegevens.

Ook is het privacyverklaring van de stichting in dit dossier opgenomen, en staat beschreven hoe het privacyverklaring onder de aandacht wordt gebracht van allen die met de stichting van doen hebben.

 Register Verwerkingen

 De stichting hanteert de volgende systemen voor de vastlegging van persoonsgegevens:

 A. Spreadsheet persoonsgegevens.

 In dit spreadsheet zijn de volgende gegevens vastgelegd:
-          aanmelddatum
-          herkomst (bijvoorbeeld via welke cursus, avond, persoonlijk contact of nieuwsbrief)
-          Naam
-          Adres, postcode, woonplaats (indien noodzakelijk i.v.m. aanmelding cursussen)
-          Telefoonnummer (indien noodzakelijk)
-          E-mailadres (noodzakelijk voor versturen van nieuwsbrieven, persoonlijk contact en   extra informatie over cursussen e.d.)

De spreadsheet wordt lokaal beheerd op een PC bij Stichting Mananochoja. Hiervan wordt dagelijks een back-up gemaakt op een server van Welcom B.V. te Wateringen.

B. Kaartenbak.

 In een kaartenbak worden de volgende gegevens vastgelegd:
-          Naam
-          Adres, postcode, woonplaats
-          Telefoonnummer
-          E-mailadres
-          Facturatie (alleen bij debiteuren) 

C. Ordners.

 In ordners worden de volgende gegevens vastgelegd:
-          Gegevens over persoonlijke consulten

 Deze gegevens worden bewaard in een afgesloten kast en nog 7 jaar bewaard na beëindiging van de consulten. 

Privacyverklaring.

Stichting Mananochoja legt gegevens vast zoals naam, adres, woonplaats, e-mailadres en overige gegevens die noodzakelijk zijn voor aanmelding van diverse cursussen en trainingen. Wij verstrekken uw gegevens uitsluitend aan partijen die rechtstreeks met deze cursussen en of trainingen te maken hebben. De aan ons toevertrouwde informatie wordt door ons en door de andere partijen vertrouwelijk behandeld. Uw e-mailadres wordt uitsluitend gebruikt om informatie te sturen die onze stichting betreffen zoals nieuwsbrieven en persoonlijke correspondentie.

Uw gegevens worden alleen gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.

U kunt zich te allen tijden afmelden. Stuur hiervoor een mail naar stichting@mananochoja.nl. Ook adreswijzigingen en andere wijzigingen kunt u hier doorgeven.

Beleid rondom continuïteit.

Back-ups

De spreadsheets worden lokaal beheerd op de PC van Stichting Mananochoja. Iedere dag worden deze gegevens middels een back-up veiliggesteld. Deze back-up staat op een server van Welcom B.V. te Wateringen.

Toezichthouder.

De Stichting Mananochoja heeft als toezichthouder aangewezen mevrouw C.J.M. Duindam, mede omdat zij dagelijks met de gegevens werkt.

 Leveranciers waarmee een verwerkersovereenkomst is afgesloten.

-          Ernst & Young accountants (opstellen jaarrekening)

-          La Posta (software voor versturen nieuwsbrieven)

-          Exact B.V. (software voor boekhouding)

 Datalekken.

Sinds 1 januari 2016 geldt de meldplicht datalekken. Deze meldplicht houdt in dat organisaties, binnen 72 uur na het datalek, een melding moeten doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens zodra zij een ernstig datalek hebben. Stichting Mananochoja zal aan deze meldplicht voldoen als dit leidt tot ernstige nadelige gevolgen voor de bescherming van persoonsgegevens.